مدیریت زمان قطعا برای همه کسانی که بدنبال موفقیت و پیشرفت در زندگی هستند بسیار مهم و با اهمیت است. ولی همه مردم حتی برای زندگی روزمره هم نیاز به مدیریت زمان دارند. گروه موفقیت شادمگ در این خصوص مطالب مهمی را در اختیارتان قرار داده است.

مدیریت زمان چیست ؟

یعنی وقت خود را به‌طور مؤثر به فعالیت‌های مناسب اختصاص دهیم. مدیریت مؤثر زمان، به افراد اجازه می‌دهد تا بر اساس اولویت‌های خود، فاصله‌های زمانی خاصی را به فعالیت‌های خاصی اختصاص دهند.

به‌عبارت دیگر، اینکه چگونه زمان را مدیریت کنیم یعنی اینکه از وقت خود، به بهترین شکل استفاده کنیم، زیرا وقت همیشه محدود است.
در مدیریت زمان مشخص می‌کنید که کدام فعالیت مهم‌تر است و چه مدت زمانی را باید به آن اختصاص دهید، کدام کار را باید زودتر انجام دهید و کدام کار را بعدا نیز می‌توانید انجام دهید.

مدیریت زمان نه‌تنها در سازمان‌ها، بلکه در زندگی شخصی ما نیز نقش مهمی را ایفا می‌کند.

مدیریت زمان موارد زیر را در بر می‌گیرد:

 برنامه‌ریزی مؤثر

از قبل، برای مدیریت زمان اثربخش روزتان را به‌خوبی برنامه ریزی کنید. برنامه کاری‌ خود یا لیستی از کارهایتان را تهیه کنید.

فعالیت‌های مهمی را که باید در یک روز واحد انجام دهید

همراه با زمان موردنیاز برای هرکدام مشخص کنید

کارهایی را که در اولویت هستند

باید زودتر انجام دهید

به کارهایی که در لحظه اهمیت زیادی ندارند، می‌توانید بعدا بپردازید.

مدیریت زمان

وظایف و کارهای بلاتکلیف را یک‌به‌یک کامل کنید. تا زمانی که وظیفه قبلی‌تان را انجام نداده‌اید، کار تازه‌ای را شروع نکنید و مواردی را که قبلا تکمیل کرده‌اید، تیک بزنید. از انجام کارهایتان در زمان مقرر مطمئن شوید.

تعیین اهداف

سازمان بی‌هدف، مثل کشتی گمشده‌ای در اقیانوس پهناور است. باید اهدافتان را تعیین کنید و مطمئن شوید که آن‌ها واقعی و دست‌یافتنی هستند.

تعیین مهلت یا ضرب‌الاجل

برای خود مهلتی را در نظر بگیرید و تلاش کنید تا قبل از اتمام مهلت مشخص، کارتان را به پایان برسانید. منتظر نمانید که کارفرما یا مدیرتان، پیوسته از شما روند کاریتان را بپرسد و ضرب‌الاجلی را برایتان تعیین کند.

یاد بگیرید که مالکیت کارتان را به دست بگیرید.

شما بهترین شخصی هستید که می‌توانید برای کارتان ضرب‌الاجل تعیین کنید. از خودتان بپرسید که انجام‌دادن فلان کار، چقدر زمان می‌برد؛ همچنین می‌توانید‌ از یک برنامه‌ریز برای تعیین ضرب‌الاجل‌های مهم بهره‌مند شوید.

 تفویض مسئولیت‌ها

«نه» گفتن را بیاموزید. همه کارها را به‌تنهایی انجام ندهید؛ افراد دیگری نیز وجود دارند. نباید وقتی که می‌دانید کاری را نمی‌توانید انجام دهید، آن را قبول کنید.

وظایف و مسئولیت‌ها، باید مطابق با علاقه و تخصص کارمندان تعیین شوند تا بتوانند آن‌ها را در مهلت‌های مقرر انجام دهند.

در صورتی که ضرب‌الاجلی را برای افراد مشخص می‌کنید، به‌ خاطر داشته باشید که آن کسانی که دانش و تخصص لازم را ندارند، ممکن است به زمان بیشتری نیاز داشته باشند.

 اولویت‌بندی کارها

برای مدیریت زمان با توجه به اهمیت و ضرورت وظایف، آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. تفاوت بین کارهای فوری و مهم را بدانید. مشخص کنید که چه کارهایی را باید طی یک روز انجام دهید و چه کارهایی را می‌توانید طی یک ماه یا حتی بیشتر نیز انجام دهید.

 صرف زمان مناسب برای فعالیت درست

عادت به «انجام کار درست، در زمان مناسب» را توسعه دهید. کارهایی که در زمان اشتباه انجام می‌شوند، کاربرد چندانی ندارند.

یک روز کامل خود را تلف نکنید برای کاری که می‌تواند طی یک یا چند ساعت انجام شود؛ همچنین برای تماس‌های شخصی یا بررسی به‌روزرسانی‌ها در شبکه‌های اجتماعی، مدت زمانی جداگانه‌ای را تعیین کنید.

روزانه چقدر زمان هدر می‌دهیم؟

همه ما شاید بارها این جمله را شنیده باشیم که «وقت طلاست!». اما زمانی که پای آمار و ارقام به میان آید، وضع فرق می‌کند. اعداد همیشه توجه ما را بیشتر به خود جلب کرده و اهمیت یک موضوع را بیش از پیش نمایان می‌سازد.

به همین خاطر در این مطلب قصد داریم روشی ساده برای محاسبه میزان وقت و هزینه از دست رفته در طول یک روزِ کاری را مورد بررسی قرار دهیم.

مدیریت زمان

در طول روز عوامل مختلفی می‌توانند نظم ذهنی ما را بر هم بزنند و حواس ما را پرت کنند. اگر به طور میانگین میزان حواس‌پرتی خود را تخمین بزنیم و در عدد ۲۵ ضرب کنیم شاید خیلی ساده میزان وقت و هزینه از دست رفته را حساب کنیم.

طبق تحقیقات گلوریا مارک (Gloria Mark) در دانشگاه کالیفرنیا معمولا به طور میانگین به ازای هر وقفه، بین ۲۳ الی ۲۵ (به طور دقیق ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه) دقیقه طول می کشد تا ذهن آماده برگشت به شرایط عادی برای کار شود. بسیاری از مطالعات نیز این نتایج را تایید کرده‌اند.

حواس پرتی در محیط کار تنها باعث از دست رفتن زمان نمی‌شود، بلکه نظم ذهنی و آرامش آن را نیز برای مدتی بر هم می‌زند.

به عبارت دیگر چک کردن حساب کاربری شبکه‌های اجتماعی به مدت ۳۰ ثانیه، نه تنها به همین اندازه ذهن را درگیر نمی‌کند، بلکه حدود ۲۵ دقیقه طول می‌کشد تا ذهن آماده کار قبلی شود.

این موارد نه تنها باعث کاهش بهره وری می شوند، بلکه تاثیرات منفی نیز بر احساسات افراد دارند. یکی از تحقیقات انجام شده توسط مارک (Mark) نشان می‌دهد که از دست رفتن تمرکز باعث افزایش استرس، بدشدن خلق‌وخو و نیز کاهش بهره‌وری می‌شود.

با مشاهده فعالیت‌های مربوط به کارکنان به مدت سه‌ونیم روز که در شرکت‌های مالی کار می‌کردند، تحقیقات مارک این ادعا را ثابت کرده است. همچنین آن‌ها به این نتیجه رسیدند که منشا نیمی از وققه‌های ایجاد شده، خود افراد هستند.

5 تکنیک برای مدیریت زمان

زمان از گرانبها ترین داشته های هر فرد است . بسیاری از ما در انجام کارهای روزانه دچار کمبود زمان می شویم و نمی توانیم کارهایمان را به موقع و درست به پایان برسانیم.

در چنین زمانی نیاز به مدیریت زمان احساس می شود . مدیریت زمان عنوان مهارتی است که به شما کمک میکند تمام کارهای خود را سر وقت و به موقع انجام دهید و هیچ گاه دچار کمبود زمان نشوید.

کسانی که در زندگی خود مدیریت و برنامه ریزی زمان دارند کارهای خود را در اسرع وقت و به شکل صحیح انجام می دهند .

این افراد از زمان خود به صورت موثرتر و بسیار پربارتر استفاده می کنند زیرا تمرینات و مهارت های مدیریت زمان را به خوبی یاد گرفته اند و در زندگی شخصی به کارگرفته اند.

زدودن غیر ضروری ها از تکنیک های مهم مدیریت زمان

یکی از مشکلاتی که همه ما درگیر آن هستیم صرف وقت های اضافه برای کارهایمان است .

بنابراین با مدیریت و برنامه ریزی زمان می توانید ، این زمان های اضافه برای انجام کارها را بکاهید زیرا حذف کردن غیرضروری ها، زندگی شما را سازنده تر و ثمربخش تر خواهد کرد.

هر چیزی که از رسیدن به هدف اصلی جلوگیری می کند ، می تواند غیرضروری باشد . مثلا اگر هدفتان چک کردن ایمیل است نیاز به صرف 45 دقیقه زمان برای گشتن در فیسبوک نیست.

در مدیریت زمان باید کارها در ساعت مشخصی انجام شود بنابراین نباید زمان های زیادی را برای کارهای فرعی قرار داد زیرا صرف این زمان باعث می شود که کارها به موقع انجام شوند .

شما باید کارهای ضروری و غیر ضروری زندگیتان را مشخص کنید و با انجام چنین کارهایی، نیازهای واقعی زندگی خود را بشناسید.

 طرح یا نقش کاری داشتن یکی از مهم ترین روش های مدیریت زمان

ایده پردازی قبل از انجام کارها از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است پس بهتر است روزانه قبل از انجام کارهایتان ایده در نظر بگیرند .

اختصاص زمان رانندگی یا پیاده روی تا محل کاربرای فکر کردن و ایده پردازی سبب میشود تا قبل از انجام کارهای روزانه تان ایده داشته باشید تا کارهایتان درست انجام شود.

زمان خواب نیز یکی از مواقعی است که می توانید درباره ی کارهای روز بعد یا روزهای بعد تان فکر کنید و روز بعد با ذهنی بازتر و آماده تر به سمت محل کار خود بروید . زمان هایی که صرف برنامه ریزی می شود شما را به هدفتان بیشتر نزدیک می سازد.

عملکرد چند وظیفه ای از نکاتی برای افزایش مهارت های مدیریت زمان

برخی از افراد توانایی انجام چند کار با یکدیگر را دارند ، این استعداد انجام چند کار با یکدیگر شما را قادر می سازد که از دیگران جلوتر باشید .

پرورش اعتماد به نفس با چند راهکار تضمینی
خواندن

اما کسانی هستند که توانایی انجام کارها با یکدیگر را ندارند اما این روش را در پیش می گیرند که این امر سبب می شود . آنان هیچ یک از کارهای خود را به درستی به پایان نرسانند و درنهایت ازتمام شدن کارها ناامید شوند.

مدیریت زمان

 افزایش مهارت های مدیریت زمان با شناسایی وظایف

در ابتدا مشخص کردن زمان هایی برای انجام کارهای چندتکلیفی و کارهای تکی بسیار پر اهمیت است. مثلا انجام تکمیل چک لیست ها در محل کار از کارهایی است که باید به صورت چند کاره باشد تا در وقت صرفه جویی شود.

اما انجام پروژه های ویژه و خاص باید به صورت تکی باشد تا در بالاترین سطح انجام شود و حواس و زمان ویژه ای به آن اختصاص داده شود.

کم کردن وقفه هنگام کار از اصول مدیریت زمان

یکی از رایج ترین اشتباهاتی که منجر به برهم ریختن برنامه مدیریت زمان میشود، همین وقفه هایی است که شاید گاهی اوقات بدون اراده ایجاد می کنیم. وقفه ها را کمتر کنید تا اصول مدیریت زمان را بهتر و قوی تر پیش ببرید

فواید مدیریت زمان چیست؟

اهمیّت مدیریت زمان به روشی اشاره دارد که شما زمان خود را بین فعالیت‌های خاص نظم‌دهی و برنامه‌ریزی می‌کنید. مدیریت زمان از آنجا اهمیت پیدا می کند که اگر به یک زندگی معمولی تزریق شود، نتایج جدید و متفاوت از گذشته را در زندگی فرد ایجاد می کند.

آیا این برای پر رنگ کردن انگیزه ما برای بکارگیری تکنیک های مدیریت کردن زمان کافی نیست.

شاید برای بسیاری افراد ضد و نقیض به نظر برسد که زمان ارزشمند خود را به جای رسیدگی به کارهای مهم، صرف یادگیری در مورد مهارت ها و تکنیکهای مدیریت زمان کنیم، اما مزایای یادگیری مدیریت درست زمان بسیار تا بسیار فراوان است.

مهم ترین مزایای بکار بردن تکنیک های مدیریت زمان

  • بهره‌وری و کارایی بیشتر
  • وجهۀ حرفه‌ای بهتری به شما می دهد.
  • استرس کمتری را به شما تحمیل می کند.
  • افزایش موقعیت‌ها برای پیشرفت می شود.
  • استفاده بیشتر از فرصت ها
  • مدیریت زمان منجر به ایجاد احساس رضایتمندی فردی می شود.
  • کسب تعداد نتایج موفق بیش از قبل
  •  تقویت اعتماد به نفس
  • موقعیت‌های بهتر برای دستیابی به اهداف مهم زندگی و اهداف شغلی را فراهم می آورد.

ناتوانی در مدیریت مؤثر زمان می‌تواند عواقب نامطلوبی داشته باشد

  • عدم تکمیل کار قبل از موعد از نتایج عدم مدیریت زمان است.
  • یکی دیگر از نتایج عدم مدیریت زمان جریان کاری کم‌ بازده است.
  • عدم مدیریت زمان اتلاف زیاد وقت را به همراه دارد.
  • کیفیت کاری را پایین می آورد.
  • وجهۀ حرفه‌ای ضعیف و رکود شغلی از نتایج عدم مدیریت زمان است.
  • سطح استرس بالاتر در پی عدم مدیریت زمان رخ می دهد.
  • عدم مدیریت زمان نارضایتی فردی را به دنبال دارد.
  • احساس اعتماد به نفس پایین تر نیز از نتایج عدم مدیریت درست زمان است.

اصول مدیریت زمان

شاید اصلی ترین دغدغه شما که مجابتان کرده این مقاله را مطالعه کنید این است که میخواهید بدانید چطور از زمانتان استفاده ی بهتری بکنید.

از این رو شروع به سرچ کلمه ی اصول مدیریت زمان در گوگل کرده اید و با صدها نتیجه و پیشنهاد گوناگون مواجه شده اید.

مدیریت زمان

حتما کمی سر در گم شده اید که کدام یک از این پیشنهادات درست است و بازده من را افزایش میدهد؟ در ادامه به معرفی اصولی میپردازیم که با رعایت آنها میتوانید تکنیک های کاربردی تری را برای مدیریت کردن زمان خود انتخاب کنید.

۱.یک چشم انداز و انتظار واقع بینانه از خودتان داشته باشید. قرار نیست شما یک سوپرمن باشید. کافیست بهترین نسخه خودتان باشید و کم کم شروع به اعمال تغییرات بکنید.

۲.در یک زمان فقط یک کار انجام دهید. این اصل بسیار مهمی در مدیریت زمان است که اغلب مردم از آن غافل میشوند. اگر ذهنتان را معطوف به انجام چند کار به صورت هم زمان بکنید، تمرکزتون کاهش یافته و در نهایت بازده شما به شدت پایین می آید.

۳. محدودیت های خودتان را تعریف کنید. فکر نکنید که اگر به طور مثال برای خودتان محدودیت زمانی تعریف کنید خلاقیتتان کور میشود.

برعکس گاهی چون مجبوریم کاری را در بازه ی زمانی مشخصی به اتمام برسانیم بسیار خلاق تر میشویم.

۴. از فهرست کاری های روزانه استفاده کنید. حتما در ابتدای هر روز فهرستی از کارهایی که باید در آن روز انجام دهید تهیه کنید. این کار به افکارتان جهت داده و بازده شما را چند برابر میکند.

۵. اتمام کارهای معوقه، اجازه ندهید آنها به لیست اضافه شوند. همه ما کارهایی داریم که مدام به امروز و فردا موکول میشوند و از روزی به روز بعد به فهرست فعالیت های روزانه ما اضافه میشوند.

حتما کارهای معوقه خود را به اتمام برسانید وگرنه روی هم تلمبار شده و از کنترلتان خارج میشوند.

۶. عوامل و کارهای تصادفی و اتفاقی را کاهش دهید.

اولویت بندی کارها

اگر تو هم مثل خیلی‌ها زمان کم میاری و نمیدونی چجوری کارای اولویت دار خودت را به موقع انجام بدید و به همه‌ی کارهایتان برسید، اولویت بندی کردن کارها می تونه راهگشای تو باشه .

باعث بشه خیلی از کارهایی که باعث میشه وقت کم بیاری رو کنار بداری و نتیجه خیلی بهتری دریافت کنی.

تکنیک‌های اولویت بندی کارها

عدم مدیریت زمان و برنامه ریزی، مشکلیه که هر کسی رو میتونه دچار گرفتاری‌های زیادی کنه و متاسفانه باید گفت که خیلی از مردم دنیا هستن که با مشکل مدیریت کردن زمان روبرو هستن.

اما از این مسئله‌ بدتر، وقتیه که شما برای کارای اولویت دار خودتون برنامه خاصی نداشته باشید.

یه وقتایی هست که آدم به کارای خودش میرسه و آخر روز میبینه که یه سری کارا رو نتونسته انجام بده و زمان کم آورده، اما یه حالت دیگه هم داریم که اولویت بندی کارها هم بهم میخوره و ما برای کارای اولویت دار خودمون هم زمان کم میاریم.

اینجاست که باید یه فکر اساسی برای زمان بندی اولویت کارها داشته باشیم و از چند تا تکنیک طلایی برای اولویت بندی کارها استفاده کنیم.

لیست کردن تمامی کارهای روزانه

 تمامی کارهای روزانه خودتون رو لیست کنید

اولین کاری که برای اولویت بندی کارها باید انجام بدید اینه که تمامی کارهای روزانه خودتون رو لیست کنید. این لیست کردن ممکنه یه مقدار طول بکشه.

چون طبیعتا شما یه سری کاراتون هر روز مشخص میشه و یه سری کارا هم هست که ثابته.
اما اگر می‌خواید به یک دقت و برنامه ریزی در اولویت بندی کارها برسید، یک هفته وقت بگذارید و کارهاتون رو بررسی کنید و همه رو روی کاغذ بیارید و سعی کنید که جز به جز اون‌ها رو مشخص کنید.

این باعث میشه که یک شمای کلی از مدیریت کردن زمان در اولویت بندی کارها داشته باشید و ایجاست که می فهمیم یادداشت برداری چه کمکی به ما می کند.

برنامه روزانه را از همه‌ی کارها جدا کنید

دومین کاری که باید برای اولویت بندی کارها انجام بدید اینه که برنامه روتین روزانه تون رو به کل از تمامی کارها جدا کنید. این که چه ساعتی از خواب بیدار میشید، اینکه باید هر روز سر کار برید. اینکه هر شب باید یه سر به خونوادتون بزنید.

این‌ها میشن کارای روزمره. یعنی کارایی که هر روز یا حداقل یک روز در میان انجامش میدین.

این‌ها رو به طور کامل از لیستی که تهیه کردید، حذف کنید و در یک لیست دیگه بنویسید. چرا؟ به این دلیل که کارای اولویت دار اگر جز روتین ما قرار بگیرند، دیگه اولویت دار نیستند.

پس شما باید کارهایی رو در لیست روزمره‌ی خودتون بگذارید که انجام دادنشون بخشی از زندگی شما شده و شما باید به صورت یک عادت و یا یک وظیفه اونها رو انجام بدید.

مثلا عادتتون شده که هر روز ناهار رو با خونواده بخورید. یا وظیفتونه که هر روز 8 صبح برید به محل کارتون. این‌ها دیگه از اولویت بندی کارها خارج میشن و جز کارای روتین محسوب میشن.

تکلیفتون رو با کارهای روزمره مشخص کنید

قبل از اینکه ما به سراغ اولویت بندی کارها بریم باید تکلیفمون رو با برنامه روتین هر روزمون مشخص کنیم.

اگر شما هم از اون دسته آدم‌هایی هستید که ساعت خواب مشخصی ندارید. ساعت وعده‌های غذاییتون مشخص نیست. ساعت رفت و آمدتون از سر کار هم دقیق نیست.

مدیریت زمان

باید بگم که به هیچ وجه نمیتونید با این وضعیت اولویت بندی کارهاتون رو به درستی انجام بدین. به این دلیل که پایه‌ی برنامه‌های شما برنامه‌ی روزانه شماست.

پنجره پانوراما چیست | مزایا و معایب نسل جدید پنجره های پرطرفدار
خواندن

تا زمانی که شما تکلیفتون رو با این برنامه روشن نکنید، نه تنها برای اولویت بندی کارها، بلکه برای ساده ترین چیزا هم نمیتونید برنامه ریزی داشته باشید.

پس یه کاغذ جدا بردارید و سعی کنید اول برای خودتون یک برنامه روزانه درست بنویسید . برای این کار می تونید از یادداشت برداری به روش کرنل استفاده کنید.

میدونم خیلی سخته که بخواید یه دفعه خودتون رو با نظم روبرو کنید، اما یادتون باشه که تنها 21 روز زمان نیاز دارید که یک عادت جدید در خودتون بگذارید.

وقتی که تکلیفتون با کارهای روزمره مشخص شد، میتونید خیلی راحت برای کارای مهم تر برنامه ریزی کنید، چون میدونید که روزتون دقیقا از چه ساعتی شروع میشه و چه ساعتی هم قراره روزتون رو به پایان برسونین.

این چیزیه که برای برنامه ریزی کارها و اولویت هاتون بهش نیاز دارید.

اهداف بلند مدت و کوتاه مدت خودتون رو بنویسید

یکی از چیزهایی که میتونه به اولویت بندی کارهای ما خیلی کمک کنه، نوشتن اهدافه. چون ما یه وقتی هست که با یه سری کارهای روزانه اولویت دار روبروییم و یه وقتی هم هست که ما به کل، با اهداف کوتاه مدت و بلند اولویت دار روبرو هستیم.

برای کارهای اولویت دار در روز، باید برنامه‌ای جدا داشته باشیم، ولی برای اهداف نیاز هستش که از همین امروز کل اهداف بلند مدت و کوتاه مدت خودمون رو بنویسیم تا بتونیم به یک اجماع نظری در مورد اولویت بندی کارها برسیم.

اهداف خودتون رو دسته بندی کنید

اینجا جایی هست که ما اولین قدم عملی در اولویت بندی کارها را باید انجام بدیم. ما وقتی که کل اهداف کوتاه مدت و بلند مدتمون را نوشتیم.

وقت آن هست که بریم سراغ دسته بندی و مشخص کنیم که کدامشان برای ما اولویت دار هستند و کدامشان اولویتی کمتری دارند و کدامشان اصلا بدون اولویت هستند.

با این وجود شما می تونید از روش هدف گذاری اسمارت smart استفاده کنید.

نیازمندی ها رو مشخص کنید

پس از اینکه مشخص کردید کدوم اهدافتون اولویت بیشتری برای شما دارند باید مشخص کنید که برای رسیدن به اون اهداف چه پیش نیاز هایی وجود داره.

برای مثال مهارت های لازم اون شغل رو مشخص کنید و پس از اون برای به دست آوردن اون مهارت ها برنامه ریزی کنید.

اقدامات لازم را تعریف کنید

پس از مشخص کردن مهارت های مورد نیاز خودتون باید مشخص کنید که اولین اقدامی که برای هرکدوم از این مهارت ها نیاز دارید چه چیزی است. پس از اون هم باید این اقدامات رو انجام بدید.

چرا به مدیریت زمان نیاز داریم ؟

یک : شما از وقت خود بیشترین استفاده را می کنید

خواه جف بزوس باشید یا اپرا وینفری ، 24 ساعت در روز دارید. با این حال ، موفق ترین افراد جهان دارند حداکثر سود خود را از زمان اختصاص داده شده در زندگی بدست بیاورند.پس از وقت خود بیشترین استفاده را کنید.

استراتژی‌های بسیاری برای مدیریت زمان وجود دارند که باعث می‌شوند سریع‌تر کار کنید. یک راه این است که برای خودتان وانمود کنید روز کاری ساعت دوازده ظهر تمام می‌شود.

اگر این طور بود، چقدر از کارها را حتما باید انجام می‌دادید؟ چقدر تمرکز داشتید اگر فقط چند ساعت وقت برای انجام کارها در اختیارتان بود؟

تکنیک دیگری که برای بهینه‌تر بودن استفاده می‌شود، تکنیک پومودورو است.

این روش واقعا ساده است: برای ۲۵ دقیقه زمان‌سنج می‌گذارید و این مدت را کار می‌کنید. بعد پنج تا هفت دقیقه به خود استراحت می‌دهید و دوباره ۲۵ دقیقه‌ی دیگر کار می‌کنید.

خیلی ساده به نظر می‌رسد، اما تعجب می‌کنید اگر ببینید برای انجام دادن کارهای حوصله‌سربر و خسته‌کننده چقدر مفید است.

شاید دلیلش این باشد که فقط برای مدت کوتاهی خودتان را مجبور به تمرکز می‌کنید، تازه بعد از آن هم یک زنگ تفریح جایزه می‌گیرید!

مدیریت زمان

دو : در زمان کمتر بیشتر کار می کنید

مدیریت زمان انجام کار بیشتر نیست . در عوض شما قادر به تمرکز و اولویت بندی زمان خود در کمترین زمان و ارائه نتایج بهتر هستید.

با قانون پارکینسون آشنایی دارید؟‌ این قانون خیلی زیرکانه بیان می‌کند که «هر کار به اندازه‌ی زمانی که برای آن تخصیص داده شده طول می‌کشد» چندان هم حرف بی‌راهی نیست.

اگر دو ساعت برای کاری کنار بگذارید، اغلب انجام دادنش همان دو ساعت طول می‌کشد. اما اگر فقط یک ساعت به خود زمان بدهید، احتمالش زیاد است که تمرکزتان بالا برود و در همان یک ساعت کار را تمام کنید.

این چالشی که برای خود درست می‌کنید باعث می‌شود با تمام انرژی روی کاری که در دست دارید متمرکز شوید. به این ترتیب احتمال اینکه به حالت غرق شدن در کار برسید زیاد می‌شود.

در این حالت، افراد به بهترین شکل ممکن خود کار می‌کنند و در مورد کاری که انجام می‌دهند هم رضایت شخصی بیشتری به‌دست می‌آورند.

سه : استرس شما را از بین می برد

مزایای مدیریت زمان چیست ؟ وقتی وقت خود را عاقلانه تر مدیریت می کنید ، احساس کنترل بیشتری می کنید ، می توانید مهلت های کاری یا زندگی خود را رعایت کرده و از هرگونه غافلگیری در لحظه آخر خودداری کنید.

“شما همچنین کارآمدتر و آماده تر می شوید تا از عهده هر کاری که زندگی سر راهتان است برآیید.”

در نهایت ، این به شما کمک می کند تا آرامش و استرس خود را کمتر کنید – که می تواند زندگی شما را نجات دهد استرس می تواند شما را بکشد.استرس مزمن میتواند به بیماری های قلبی، سرطان، بیماری های ریوی، و سیروز کبدی منجر شود.

با کاهش استرس از طریق مدیریت زمان ، می توانید احساس کنترل بیشتری بر زندگی خود، هم در منزل و هم در محیط کار، داشته باشید. همگامی که احساس کنید زمان را در کنترل دارید، احساس قدرت و اعتماد به نفس نیز خواهید داشت.

در نتیجه اگر بدون آمادگی قبلی در یک موقعیت دشوار قرار بگیرید، به احتمال زیاد قادر خواهید بود به صورت مولد با آن وضعیت مقابله کنید و آن شرایط پیش بینی نشده موجب توقف فعالیت های شما نشود.

مدیریت زمان

مدیریت زمان کمک می کند که کنترل بیشری بر زندگی خود داشته باشید؛ هم در محیط کار و هم در منزل.

چهار : احساس رضایت بیشتری دارید

وقتی بتوانید مهمترین کار خود را انجام دهید ، موارد متقاطع را در لیست کارهای خود انجام دهید و وقت آزاد داشته باشید ، زندگی کاملتری خواهید داشت.

وقتی مدیریت زمان در طول روز داشته باشید به همه ی کارها و اهداف روزانه خود می رسید و حس رضایتمندی بیشتری از خود دارید.

پنج : شما قابل اطمینان تر خواهید بود

کسانی که به زمان خود اهمیت نمی دهند و مدیریت زمان ندارند همیشه یک ساعت با تاخیر در جلسه ظاهر می شوند ، در آخرین لحظه از برنامه ها باز می مانند و همیشه فرصت های خوب را از دست می دهند.

شش : انرژی شما را افزایش می دهد

در اینجا یک باور غلط دیگر در مورد مدیریت زمان وجود دارد. تا زمانی که یک کار خاص را انجام ندهید بدون وقفه به کار خود ادامه می دهید. این نمی تواند دور از حقیقت باشد.

در عوض ، مدیریت زمان شما را ترغیب می کند که مرتباً استراحت کنید تا بتوانید استراحت کرده و دوباره شارژ کنید. در نتیجه ، این باعث می شود هر شتابی را که جمع کرده اید از دست ندهید.

هفت : مدیریت زمان به شما امکان می دهد از فرصت های جدید استفاده کنید

وقتی وقت زیادی را صرف کار خود نمی کنید یا وقت خود را برای فعالیت های غیرمولد تلف نمی کنید ، دری برای کشف فرصت های جدید به روی شما باز می شود.

به عنوان مثال ، از آنجا که مهمترین کارهای روزانه خود را به اتمام رسانده اید ، می توانید در آن رویداد شبکه ای شرکت کنید که فکر نمی کردید وقت لازم برای شرکت در آن را دارید.

در این رویداد ، ممکن است با مشتری جدید ارتباط برقرار کنید یا مهارت جدیدی را یاد بگیرید یا یاد بگیرید که می تواند شما را در کار موثرتر کند.

هشت : به شما کمک می کند تا به اهداف برسید

زمانی را تصور کنید که هدف خود را تعیین می کنید. صرف نظر از بزرگ یا کوچک بودن آن ، احتمالاً احساس شگفت انگیزی داشت. در واقع ، شما به احتمال زیاد احساس قدرت و رضایت بیشتری کرده اید.

راز شاد بودن در زندگی چیست | فرمول شگفت انگیز خوشحالی
خواندن

7 گام موثر مدیریت زمان

تا به حال به زمان های با ارزشی که بخاطر یک سری کارهای بیهوده صرف کرده اید فکر کردید؟ زمانی که هر روز هدر میدهید دیگر قابل جبران نخواهد بود.

مدیریت زمان

آن زمان که می توانستید به دنبال کارهای پربازده تری مانند کار ، رشد شخصی (اعم از جسمی یا ذهنی) یا یادگیری چیزهای مفیدی مانند مهارت جدید باشید قابلیت اشتغال شما را افزایش می دهد.

گام اول -مدیریت زمان لیست انجام کارها را بنویسید

مسلح شدن به لیست کارهای روزمره یکی از موثرترین استراتژی های مدیریت زمان است. با دانستن اینکه دقیقاً چه کاری لازم است در هر روز انجام دهید ، کمتر وقت خود را برای انجام کارهای غیر ضروری هدر می دهید.

لیستی از کارهایی که به درستی تفکر شده است به شما کمک می کند آنچه ضروری است و عمدتا غیرضروری را تشخیص دهید. من شخصاً توصیه می کنم هنگام تکمیل موارد ، موارد را بررسی کنید. این به شما کمک می کند تا تمرکزخود را حفظ کنید.

گام دوم- با نابود کننده ای به نام “باشه فردا” خداحافظی کنید

شما باید تمام کار های مهم و غیر فوری تان را فوراً انجام دهید، فردا و گذر زمان هیچ سختی را آسان نخواهد کرد، اگر کارهای سخت و مهم تان را همین لحظه و دقیقاً همین الان انجام نمی دهید، امیدی به موفقیت نداشته باشید.

اگر می خواهید بدرخشید و به ستاره زندگی خودتان تبدیل شوید، وظایف و کارهایتان را در همین لحظه انجام دهید، فقط همین لحظه!

گام سوم- بین کارهایتان وقفه ایجاد کنید

یکی از ساده ترین و مهم ترین گام های مدیریت زمان ایجاد وقفه بین انجام دادن کاری است . استراحت منظم هنگام کار یکی از ساده ترین راه ها برای اطمینان از بالا نگه داشتن بهره وری شماست ، که به نوبه خود مدیریت وقت شما را نسیم می کند.

یک وقت استراحت مناسب ، انرژی و تمرکز شما برای یک کار خاص را بازیابی می کند و به شما اجازه می دهد کارهای پیش رو خود را برنامه ریزی کنید.

این احمقانه است که فکر کنید می توانید یک کار بزرگ یا یک پروژه را بدون وقفه انجام دهید. این فقط منجر به اتلاف وقت بیشتر می شود.

گام چهارم متمرکز باشید

بسیاری از افراد زمان را به دلیل عدم تمرکز از دست می دهند، افرادی که پس از ساعت ها فقط یک صفحه از یک کتاب ساده را مطالعه کرده اند در واقع تمرکزی در حین مطالعه ندارند.

ممکن است گاهی همه ما در حال مطالعه به سَرَک کشیدن به گوشی های مان فکر کنیم اما فقط موفق ها به این وسوسه بی توجهی می کنند.

طوری مطالعه کنید که گویا دارید مطالب را برای گروهی از دانشجویان آن حوزه توضیح می دهید. شما در این حالت کلاس درس را رها نمی کنید و به سراغ گوشی نمی روید.

یا مثلاً اگر در حال رفتن به قرار مهم کاریتان هستید. صرفاً به آن فکر کنید، برای افزایش تمرکز پیشنهاد می کنم، تمرین شنیدن را انجام دهید، در گفتگو ها شنونده بهتری باشید.

با دقت به چشمان طرف مقابل نگاه کرده و صحبت های وی را به شکل مثبتی در ذهن تان تحلیل کنید.

گام پنجم- پربارترین اوقات خود را پیدا کنید

همه ما در ساعات مختلف روز بیشترین بازده را داریم. به عنوان مثال ، من بعداً شب بهتر کار می کنم. اغلب از ساعت 9 شب تا نیمه شب. با این حال ، شما ممکن است در صبح بیشترین بازده را داشته باشید و بعد از ظهر به طور قابل توجهی سرعت خود را کاهش دهید.

اگر در شغلی کار می کنید که امکان انعطاف پذیری در مورد ساعت ها وجود دارد . پس سوال کنید که آیا امکان دارد قسمت عمده ای از کار خود را به یک بازه زمانی سازنده تر تغییر دهید.

شما می توانید این کار را به مدیر خود بفروشید به این دلیل که می توانید کارهای بیشتری را در مدت زمان کمتری انجام دهید .

گام ششم- کارهای بزرگ را به قطعات کوچکتر تقسیم کنید

یکی از دلایلی که باعث می شود در انجام کاری تنبلی کنید و در نتیجه زمان خود را بارها برای انجام کاری بزارید آن است که هنگامی که برای اولین بار با آنها مواجه می شویم بسیار بزرگ و سخت به نظر می رسند.

یکی از تکنیکهای مدیریت زمان که می توانید از آن برای تقسیم کردن کارهای بزرگ به قطعات کوچکتر استفاده کنید. حتی چیزی مانند مسواک زدن قبل از خواب اساسی است که می تواند به کارهای مختلفی تبدیل شود .

مانند استفاده از خمیردندان بر روی مسواک ، انجام حرکت مسواک زدن و شستشوی دهان.

اگر وظیفه خاصی وجود دارد که سخت به تعویق می اندازید (و این باعث می شود فنگ شویی مدیریت زمان خود را به بیرون بیندازید) .

سعی کنید آن را به عنوان مجموعه ای از اجزای کوچکتر و قابل کنترل تر تجسم کنید. این کار توانایی شما را در انجام کارهای به موقع معجزه می کن.

مدیریت زمان

گام هفتم اراده تان را تقویت کنید

اگر می خواهید در انجام گام های بالا موفق شوید راهی جز افزایش اراده ندارید، مهم ترین گام های مدیریت زمان اراده شماست .

البته تأخیر کردن و نداشتن توانایی در مدیریت زمان همواره به معنای بی ارادگی شما نیست اما اگر تمام مراحل بالا را می شناسید،

اکنون زمان استفاده از نیروی اراده برای پیمودن شش گام قبلی است، اراده خود را با دو روش زیر قوی تر کنید:

برای یک ماه هر روز کارها را به شیوه کمی متفاوت تر و سخت تر انجام دهید. مثلا اگر هر روز دو فنجان قهوه می خورید، آن را به یک فنجان کاهش دهید. اگر در زمان بیست دقیقه حمام می کردید این کار را در ده دقیقه انجام دهید.

یا می توانید شستن روزانه یک وعده از ظروف کثیف غذا را در منزل به عهده بگیرید. اگر اهل ورزش و پیاده روی هستید، امروز یک کیلومتر بیشتر بدوید.

درنگ نکنید. در هنگام خروج از رختخواب بلافاصه با تکرار جمله من سه ثانیه دیگر روی تخت نخواهم بود از جا بپرید. کارها را با تکرار چنین جملاتی بدون معطلی انجام دهید.

گام هشتم- عوامل ایجاد استرس را بشناسید

از مهم ترین گام های مدیریت زمان کنترل استرس است امروزه یکی از نگرانی ها و شکایت های مکرر مردم این است که آنها وقت کافی برای انجام کاری را که می خواهند انجام دهند ندارند .کارهای  زیادی وجود دارد که مردم می توانند برای کاهش استرس انجام دهند.

احتمالاً اکثر مردم حتی می دانند چه کاری می توانند انجام دهند. این کمبود دانستن این است که برای کاهش استرس چه کاری باید انجام دهید.
استرس ممکن است باعث شود شما وقت خود را با نگرانی در مورد نحوه انجام یک پروژه تلف کنید و حتی بهره وری شما را کاهش دهد.

گام نهم- استراحت کنید!

اگر استرس و زمان به درستی مدیریت نشوید می توانید احساس کنید که حتی زمان کمتری برای رسیدن به اهداف خود دارید.

تشخیص دهید که کشش برای زمان یک احساس ناخوشایند است و منفی ترین هیولای بهره وری است. عجله نکنید ، مرتب استراحت کنید و از طریق لیست مشاغل خود به ترتیب اولویت ، به طور منظم کار کنید.

با وقفه های کوتاه منظم مغزی اطمینان حاصل کنید که در پایان روز احساس خستگی کمتری خواهید کرد و در این بین احتمالاً به دستاوردهای بسیار بیشتری خواهید رسید. از توانایی های خود آگاه باشید و از حجم کار خود مراقب باشید.
گام دهم به موقع تمام کنید.

به مهلت خود پایبند باشید و هرگز بهانه نگیرید – به یاد داشته باشید که اگر مدام از کار اجتناب کنید ، در نهایت جمع می شود. مقابله با کار به هنگام و زمان ورود به شما کمک می کند تا کارآیی بیشتری داشته باشید.

اما به یاد داشته باشید که در یک زمان مناسب دفتر را ترک کنید. خسته کردن خودتان هرگز ایده خوبی نیست و مهربانی با خودتان بخشی از کل فلسفه مدیریت زمان خوب است.